Die Stadt Wehr erneuert ihre Servertechnik. Dafür sollen über fünf Jahre 411.667 Euro brutto ausgegeben werden. Den Zuschlag erhält die Firma Office Komplett Computer Service GmbH aus Wehr. Das zweite Angebot lag bei rund 427.600 Euro.
Die Erneuerung an sich ist nachvollziehbar. Die vorhandene Technik ist in die Jahre gekommen, die Systeme sollen ausfallsicherer werden, weniger Strom verbrauchen und künftig räumlich besser getrennt sein.
Nur zwei Angebote trotz europaweiter Ausschreibung
Die interessantere Frage ist: Hat die Stadt nur das günstigere Angebot gewählt – oder schon vorher die wirtschaftlichste Lösung gesucht?
Die Ausschreibung macht an mehreren Stellen sehr genaue technische Vorgaben. Gefordert werden unter anderem bestimmte Server, Speichergrößen und ausdrücklich die Software DataCore. Auch bei den Netzwerkgeräten sind viele Einzelheiten vorgegeben.
Für Laien lässt sich das so erklären: Statt zu sagen „Wir brauchen ein zuverlässiges Fahrzeug für sieben Personen“, beschreibt man schon ziemlich genau Motor, Getriebe und Ausstattung. Das kann sachlich begründet sein, schränkt aber mögliche Alternativen ein.
Gerade deshalb fällt auf, dass trotz europaweiter Ausschreibung nur zwei Firmen Unterlagen angefordert und Angebote abgegeben haben.
Wenn externe Hilfe betont wird, lohnt sich ein genauerer Blick
Die Stadt weist in ihrer Vorlage ausdrücklich darauf hin, dass sie für die europaweite Ausschreibung eine Anwaltskanzlei eingeschaltet hat, um das Verfahren rechtssicher zu begleiten.
Das kann Vertrauen schaffen und ist zunächst nachvollziehbar. Gleichzeitig sollte eine solche Aussage Zweifel nicht automatisch ausräumen. Wenn eine Verwaltung besonders betont, sich externe Hilfe geholt zu haben, lohnt sich gerade dann der genauere Blick darauf, was diese Hilfe tatsächlich abgedeckt hat.
Rechtssicherheit ist nicht dasselbe wie Wirtschaftlichkeit. Eine Ausschreibung kann formal sauber begleitet worden sein und trotzdem technisch sehr eng gefasst sein. Die entscheidende Frage bleibt deshalb, ob auch unabhängig geprüft wurde, welche Lösung für die Stadt über fünf Jahre wirklich am günstigsten und sinnvollsten ist.
Weniger Vorgaben könnten mehr Wettbewerb bringen
Mehr geeignete Anbieter bedeuten normalerweise mehr Wettbewerb – und damit oft auch mehr Preisdruck.
Eine offenere Ausschreibung hätte stärker beschreiben können, was das neue System leisten soll, statt schon sehr genau festzulegen, wie die technische Lösung auszusehen hat.
So könnten unterschiedliche Hersteller und Systeme miteinander konkurrieren.
Ist die neue Technik passend dimensioniert?
Aus den veröffentlichten Unterlagen geht zudem nicht hervor, wie die Größe der neuen Anlage berechnet wurde.
Warum genau diese Speicher- und Rechenleistung benötigt wird, bleibt offen. Vielleicht ist die Ausstattung genau richtig. Vielleicht ist sie großzügiger als nötig. Ohne Angaben zur tatsächlichen Auslastung lässt sich das nicht beurteilen.
Auch die Folgekosten bleiben unklar
Die Stadt verlangt eine rund um die Uhr erreichbare Hotline mit einer Stunde Reaktionszeit. Das kann sinnvoll sein, kostet aber Geld.
Ebenso bleibt unklar, wie hoch der Anteil für Technik, Software, Wartung und Leasing am Gesamtpreis jeweils ist.
Die Stadt nennt als Vorteile geringere Stromkosten, weniger Betriebsaufwand und mehr Ausfallsicherheit. Eine konkrete Wirtschaftlichkeitsrechnung mit Zahlen ist in den vorliegenden Unterlagen jedoch nicht zu sehen.
Die entscheidende Frage kommt vor der Vergabe
Deshalb lässt sich nicht seriös sagen, dass Wehr zu viel bezahlt hat. Ebenso wenig kann man beziffern, wie viel mit einer anderen Lösung hätte gespart werden können.
Die eigentliche Frage lautet:
Wurde vor der Ausschreibung breit genug geprüft, welche technische Lösung über fünf Jahre am wirtschaftlichsten ist?
Denn der größte Sparhebel liegt bei solchen Projekten oft nicht im späteren Preisvergleich zwischen zwei Anbietern. Er liegt schon vorher – bei der Frage, wie offen die Ausschreibung gestaltet wird und wie viele unterschiedliche Lösungen überhaupt eine Chance bekommen.